Dans un contexte de transformation numérique accélérée, mesurer les usages de sa Digital Workplace est devenu un enjeu stratégique pour les entreprises. Cela permet de mieux comprendre les pratiques collaboratives, d'identifier les leviers d'amélioration et d'optimiser la performance organisationnelle.
Parmi les solutions disponibles sur le marché, trois outils se distinguent particulièrement : Gr33t de Lecko, Viva Insights de Microsoft, et Mailoop. Examinons-les en détail pour identifier les avantages et inconvénients de chacune des solutions.
1. Gr33t de Lecko : mobilier les collaborateurs sur l’adoption de pratiques numériques de travail tenables dans la durée
Gr33t est une solution proposée par Lecko, spécialisée dans l’analyse des usages collaboratifs. Elle offre :
La mesure des impacts environnementaux des usages collaboratifs
Le suivi des usages individuels dans un tableau de bord détaillé
La gamification de l'adoption des meilleures pratiques entre collaborateurs
Des conseils de bonnes pratiques à adopter
Avantage : Gr33t se distingue par son orientation forte sur l’impact environnemental du numérique, intégrant des indicateurs liés à la sobriété numérique très détaillés.
Point à considérer : Gr33t est très orienté sur les bonnes pratiques collaborateurs et moins focalisée sur les causes racines organisationnelles, et nécessite d'adjoindre un accompagnement supplémentaire pour que l'impact de la solution puisse être effectif dans la durée, une fois les campagnes de gamification terminées.
2. Viva Insights de Microsoft : l’analyse intégrée dans Microsoft 365
Viva Insights est intégré à l’écosystème Microsoft 365 et propose des analyses automatisées sur :
Productivité individuelle et collective : des rapports sur le temps passé en réunions, la concentration et la collaboration.
Suggestions personnalisées : des recommandations pour améliorer le bien-être et la gestion du temps.
Tableaux de bord à construire avec un Viva Insight Analyst
Avantage : Viva Insights étant intégré à Microsoft 365, son déploiement peut être simplifié pour les équipes IT déjà familiarisées avec cet écosystème.
Point à considérer : les indicateurs proposés manquent de transparence sur les hypothèse de calcul et de nettoyage des données ; les analyses sont orientées pour démontrer l'intérêt de Teams ou de Copilot, et manque de prise de recul ; la solution Microsoft est une plateforme technique qui nécessite ensuite de faire appel à des experts pour sa construction (Viva Insight Analyst).
3. Mailoop : une approche systémique et globale de la mesure des usages
Mailoop place la dimension humaine, organisationnelle et stratégique au cœur de sa proposition de valeur, en mixant solution technique et expertise dans la conduite du changement :
Tableau de bord dynamique des usages numériques sur cinq dimensions : Qualité de Vie et de Conditions de Travail Numérique, adoption et impact des outils collaboratifs et de l'IA, gestion du temps, impact environnemental des usages numériques, cartographie de la commnication
Interface standard type "Power BI" pour permettre une intégration simple et sécurisée pour les équipes IT
Analyses multidimensionnelles : globales, par équipe, par niveau hiérarchique, par genre, par catégorie d'âge...
Gamme d'ateliers et d'animations d'équipe clés en main exploitant les données du tableau de bord
Avantages : Approche systémique basée sur l’intelligence collective ; expert française de l'Infobésité (co-fondateur de l'Observatoire de l'Infobésité et de la Collaboration Numérique avec Forvis Mazars) ; seule solution proposant un hébergement des données en France sur des serveurs SecNumCloud.
Point à considérer : le déploiement de la méthodologie Mailoop est challenge culturel pour les organisations. Si le sujet n'est pas porté à haut niveau, l'adoption de l’outil et des indicateurs ne produit pas l'effet escompté dans la durée.
Quelle solution choisir ?
Si vous recherchez une approche essentiellement axée sur l’adoption technologique, facilement déployable, Viva Insights répond bien à vos besoins.
Si votre priorité est de mobiliser les collaborateurs à court terme, pour rendre visible rapidement des actions de communication sur les sujet d'impact environnementaux des usages numériques, Gr33t est la solution qu'il vous faut.
Si vous êtes dans une approche culturelle et transformative à long terme, et souhaitez construire progressivement les bases d'une nouvelles culture de collboaration, pilotée par la donnée, alors Mailoop s'impose comme la meilleure solution.
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