FAQ2018-07-19T18:54:07+00:00

Les FAQ de Mailoop

Comment ça marche ? Où sont stockées les données ? Verra-t-on que j’envoie des e-mails à ma femme ?? Les questions sur Mailoop sont nombreuses. Voici les plus importantes, que nous avons classées en fonctions de votre situation : en tant que futur utilisateur de Mailoop, en tant que Ressources Humaines, en tant que Système d’Information, en tant que Direction Générale, ou bien en tant que Comité Social & Economique. Si vous avez d’autres questions, contactez-nous !

« Mailoop, c’est de la délation ! Pas question de rentrer dans ce jeu là. »​2018-10-04T19:52:16+00:00
  • Notre motivation la plus profonde est d’améliorer la communication au sein de l’entreprise. Nous sommes une entreprise externe précisément pour assurer cette indépendance qui est garante de notre valeur ajoutée.​
  • Le choix des comportements à signaler, vertueux ou à améliorer, revêt une grande importance dans le déploiement de Mailoop® au sein de votre entreprise :​
    • Il est effectué AVEC l’équipe projet, incluant bien sûr les délégués du personnel et du CHSCT.​
    • Nous nous focalisons sur le ressenti du collaborateur – pas sur le jugement.​
    • Pas de mauvaise note, pas de carton rouge, pas de rapport « secret » remis à la direction. C’est dit.
« J’envoie mes e-mails à 23h le soir, car c’est la seule façon pour moi de m’organiser. Je ne pense pas qu’il y ait de bonne façon de le faire. »2018-06-13T14:39:42+00:00

Oui, nous en sommes convaincu également. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon de communiquer.  Mailoop® traduit uniquement le ressenti de vos collaborateurs. Si vos e-mails sont signalés, c’est tout simplement que les règles de communication dans l’équipe ne sont pas suffisamment explicites. Mailoop® est là pour vous en faire prendre conscience et vous accompagner dans ce changement.

« Que faites-vous de mes données ? »2018-06-13T14:39:15+00:00
  • Le modèle économique de Mailoop est transparent : nos services sont toujours payants pour rester indépendant, afin de garantir que la finalité de nos analyses est bien l’amélioration des comportements.​
  • Pour preuve, nous récoltons le strict minimum de données personnelles : en-têtes d’e-mails uniquement, adresse email des utilisateurs du service pour l’identification.​
  • Les données sont stockées en Europe (et bientôt en France !) en conformité avec le RGPD. Elles sont encryptées « At Rest » : même un vol de base de données serait illisible. Nous utilisons les meilleures pratiques du secteur.​
  • Vous hésitez avec un service gratuit ? Posez-vous des questions sur les motivations profondes de l’entreprise…
« Je sais parfaitement écrire des e-mails. Je n’ai pas besoin d’un outil pour m’aider. »2018-06-13T14:38:45+00:00

Nous n’en doutons pas une seconde. Mais savez-vous comment vos mails sont perçus par vos collaborateurs ? 

« Qu’est-ce qui empêchera les collaborateurs de me ‘pourrir’ en signalant tous mes messages ? »2018-06-13T14:38:20+00:00
  • Rien. C’est le principe d’une approche 360 : accepter les feedbacks des collaborateurs, quels qu’ils soient. L’approche Mailoop® se veut bienveillante et se focalise sur le ressenti – pas sur le jugement, pour éviter au maximum des comportements qui auraient un effet contraire au but recherché.​
  • Nos serveurs ont cependant la capacité de détecter ces comportements. Mailoop® agit en révélateur de conflits. Avec l’équipe projet, une procédure adaptée à la culture et aux besoins de l’entreprise peut-être définie en amont.​
  • Dans votre rapport personnel, de telles situations seront automatiquement écartées de vos statistiques afin qu’un conflit ne vienne pas brouiller le reste de vos feedbacks.
« Mon premier destinataire, c’est ma femme. Je ne souhaite pas que Mailoop analyse mes e-mails personnels ! »2018-10-04T19:51:56+00:00

Les outils numériques font partie intégrante de la vie privée et professionnelle aujourd’hui. C’est un fait. Il n’y a aucune intrusion et aucun risque pour deux raisons :​

  1. Les données envoyées à nos serveurs excluent automatiquement tous les domaines personnels (gmail, hotmail, etc…), ainsi que tout message dont l’objet comporterait les mentions « Personnel » ou « Privé ».​
  2. Dans tous les cas, le contenu des messages n’est JAMAIS transmis. Vous pouvez donc continuer à échanger avec votre femme, même si elle fait partie de l’entreprise !
« Si je signale un e-mail, mon manager saura tout de suite que cela vient de moi. »2018-06-13T14:37:16+00:00

Le signalement est rendu anonyme sur nos serveurs. Le manager aura connaissance de ce signalement lors de la réception de son rapport personnel, sans JAMAIS savoir qui sont les auteurs des signalements. Ce rapport est en plus généré à intervalle suffisamment grand pour garantir l’anonymat.

« Je signalerais bien ce mail, mais il y a des données sensibles dans le corps du message. »2018-06-13T14:36:41+00:00

Aucun risque : nos serveurs ne reçoivent que les données d’en-tête des messages (destinataires, date, objet), ils n’ont AUCUN accès au contenu des messages lorsque vous signalez un mail. 

« Je suis sûr que les informations récupérées seront transmises aux RH et impacteront mon évolution de carrière »2018-06-13T14:36:09+00:00
  • Non, les données individuelles ne sont pas transmises aux RH. C’est la base du contrat de confiance, et ce serait contraire aux valeurs fondamentales de Mailoop®.​
  • Mailoop® réalise aussi un rapport mensuel pour l’entreprise. A cette occasion, seules des données statistiques à l’échelle de l’organisation entière sont analysées. Rien de personnel.​
  • Dans certains cas (détresse extrême exprimée, burnout imminent signalé), avec l’accord du collaborateur, la situation pourrait être transmise aux personnes habilitées compétentes dans ou hors l’entreprise : médecin du travail, référent RQTH, cabinets d’accompagnements spécialisés. Ces situations seront identifiées en amont, et la procédure à suivre validée par l’ensemble de l’équipe projet, incluant bien sûr les représentants du personnel et les délégués du CHSCT.​
  • Mailoop® est enfin un formidable outil de développement personnel. Les rapports sont pour vous et vous seul. Faites en bonne usage, et nous espérons bien qu’ils impacteront positivement vos relations et donc votre carrière !
Comment savoir si ma solution de messagerie est compatible ?2018-08-07T16:34:46+00:00

Vous utilisez GSuite ? C’est bon !

Vous utilisez Microsoft Outlook et un Serveur Exchange, les cas sont multiples. Pour faire simple, un serveur et un client supérieur à 2013 permette de commencer à faire de belles choses. A partir de 2016 ou 365, vous pouvez accéder à toutes nos fonctionnalités ! Jetez un œil au tableau pour en savoir plus.

Combien de temps va me prendre un déploiement ?2018-08-07T16:38:12+00:00

Il est possible de déployer Mailoop en moins de deux heures, de 1 à 100.000 postes ! Dans ce dernier cas prévoyez un peu de temps pour que nous puissions discuter de notre approche de la sécurité avec votre RSSI… C’est cette phase de discussion qui peut être la plus consommatrice de temps : deux réunions (RSSI et DPO) sont à prévoir pour convaincre tous les acteurs.

Comment on installe Mailoop ?2018-08-07T16:41:10+00:00

Côté Gsuite, nous déployons une application privée que vous pouvez déployer depuis la Gsuite Marketplace.

Côté Microsoft, nous déployons un addin sur le groupe d’utilisateur actifs, puis donnons les accès (via un pare-feu dédié pour les grandes entreprises) nécessaire en quelques clics via la console d’administration de l’Azure Active Directory.

Comment sont chiffrées les données que Mailoop recueille ?2018-08-07T16:45:34+00:00

Pensé pour être en avance sur la RGPD, Mailoop applique une triple protection :

  • Limitation de la collecte aux en-têtes d’e-mails professionnels uniquement (pas de contenu, pas de personnel)
  • Anonymisation des données (objet des emails, adresse emails d’utilisateurs non actifs) : notre CTO ne peut accéder lui même qu’à l’adresse email des utilisateurs actifs.
  • Stockage sur des bases de données « Encrypted At Rest » utilisant des algorithmes SHA-256 bits.
Que se passe-t-il à la fin ?2018-08-07T16:49:51+00:00

Les seuls champs authentifiants sont anonymisés. La base ainsi anonymisée, en totale conformité avec la RGPD, est ensuite archivée dans les mêmes conditions de sécurité (encrypted at rest – chiffrage 256 bits), à des fins de benchmarks et de recherche académique.

Comment démarrer avec Mailoop ?2018-10-04T19:53:17+00:00

La meilleure solution : rejoindre une de nos Promotions Mailoop, pour découvrir l’ensemble de nos outils pendant 4 mois.

En pratique, trois acteurs devront être impliqués : vous, la DSI, et les IRP. Commençons par planifier un rendez-vous !

Suis-je en conformité avec le Droit à la Déconnexion avec Mailoop ?2018-08-07T16:57:41+00:00

Le Droit à la Déconnexion repose d’abord sur une obligation de négociation et de moyens. La grande de force de Mailoop, c’est qu’en plus de donner des moyens concrets de se déconnecter avec la Smart Deconnexion, Mailoop obtient des résultats que vous pouvez suivre au sein des bilans sociaux personnalisés, ou de vos négociations QVT annuelles. Avec Mailoop, vous êtes donc en avance sur la loi.

Quels indicateurs puis-je suivre avec Mailoop ?2018-10-04T19:54:54+00:00

Mailoop vous donne accès à trois niveaux d’indicateurs :

  • Les indicateurs de premier niveau : données brutes d’usage permettant de mesurer l’impact de vos plans d’action, tels que volumétrie d’e-mails, horaires d’envois, nombre de personnes impliquées dans les échanges en moyennes, réactivité générale de l’entreprise, taux d’usage des réseaux sociaux d’entreprise…
  • Les indicateurs avancés : nous inventons continuellement de nouveaux algorithmes pour traduire en termes RH les impacts des usages numériques : indice d’hyperconnexion, indice de silotage, degré de stress numérique, indicateur d’impact de la communication…
  • Les indicateurs personnalisés : au cours de nos ateliers de configuration, nous pouvons définir de nouveaux indicateurs selon vos besoins, s’ils répondent à un cahier des charges précis.
Comment garantir à mes collaborateurs la confidentialité des données et de l’approche Mailoop ?2018-08-07T17:08:58+00:00

La confiance, c’est dans nos gênes. C’est le cœur de notre proposition de valeurs pour nos utilisateurs. Au delà des éléments techniques qui assurent de multiples protection sur les récupération des données (filtrage des domaines professionnels, suppression des analyses des emails mentionnant « personnel », « privé », ou « confidentiel », anonymisation de la plupart des données, chiffrage de nos bases de données), nous intervenons avant tout lancement auprès des collaborateurs au sein d’ateliers. C’est l’occasion de répondre aux inquiétudes et de partager nos valeurs pour que le déploiement se passe ensuite simplement.

Nous impliquons systématiquement les IRP (CHSCT typiquement) afin que toutes les questions soient identifiées et ne restent pas sans réponse.

Comment faire un feedback sur un e-mail ?2018-08-07T17:12:54+00:00

C’est simple et intuitif : dans votre client messagerie (Gmail ou Outlook), en un clic, vous ouvrez un menu listant les feedbacks que vous pouvez exprimer. Un clic pour exprimer votre ressenti, ou plus si vos émotions sont multiples, et c’est parti ! Mailoop s’occupe du reste en vous garantissant l’anonymat du signalement envers l’expéditeur.

Puis-je modifier la liste des feedbacks ?2018-08-07T17:29:13+00:00

Nous choisissons la liste des feedbacks lors du déploiement de Mailoop avec l’équipe projet. Ces feedbacks peuvent évoluer facilement, mais doivent être partager par tous les collaborateurs par soucis de réciprocité (principe clé d’une approche 360°). N’hésitez pas à proposer de nouveaux feedbacks à vos RH, du moment qu’il ne porte pas de jugement et sont facilement actionnable par celui qui les reçoit !

Qui peut voir mon rapport et mes statistiques ?2018-08-07T17:33:43+00:00

Votre tableau de bord est personnel et confidentiel. Vous y accédez en cliquant depuis l’addin Outlook ou Gmail, ce qui nous permet de vous authentifier sur nos serveurs. Personne n’a ainsi accès  à vos données : Mailoop est un outil de développement personnel.

Quelle aide peut-on obtenir face à une difficulté ?2018-08-07T17:40:11+00:00

Mailoop est là pour vous aider à prendre conscience de l’impact de votre communication. N’oubliez pas que la perception de chacun est différente, et qu’il ne s’agit pas de juger vos comportements, vos capacités, ou votre performance. Mailoop, au sein de votre tableau de bord, vous apporte des conseils ainsi que des articles et des ressources externes pour creuser vos thèmes d’améliorations. Dans le choix des feedbacks, nous challengeons toujours les RH et l’équipe IT pour nous assurer qu’ils ont des solutions à proposer en cas de difficulté. Par exemple : vous ne comprenez pas l’usage du nouveau réseau d’entreprise pour lequel vous recevez de nombreux feedbacks ? Mailoop est là pour faire le lien avec le module de formation en ligne qui a été développé par l’équipe informatique.

Enfin, n’oubliez pas qu’en cas de situation de détresse plus importante, vous avez des référents en interne : médecin du travail, délégué du personnel habilités, responsable RH… N’attendez pas pour les contacter, ils sauront vous guider.

Puis je utiliser Mailoop au sein d’une équipe ?2018-08-07T18:07:25+00:00

Mailoop propose un ensemble de solutions qui ont de l’impact même sur de petites équipes. La Smart Deconnexion fonctionne dès le premier utilisateur. Les solutions de feedbacks, afin de garantir un volume suffisant, et une logique d’anonymat crédible, sont utilisable à partir d’une trentaine de collaborateurs. Tout dépend en réalité de la maturité des équipes et de leur capacité à accepter le feedback. Nous l’utilisons bien en interne chez Mailoop !

Pour le déployer à l’échelle de votre équipe, vous aurez besoin de l’aide de l’équipe IT. Demander leurs de nous contacter pour que nous engagions les discussions et validions la procédure d’installation de Mailoop sur de petites entités.

En tant que manager ou directeur.trice de BU/Département/Service, à quelles données ai-je accès ?2018-08-07T18:30:16+00:00

A condition que le nombre de collaborateurs soit suffisant (environ 50 personnes), nous proposons des rapports mensuels qui synthétisent les statistiques d’usages de l’équipe. Cette vue d’ensemble est bien sûr anonyme et a uniquement pour but de vous aider à mesurer l’impact de Mailoop et de vos actions sur les pratiques de vos collaborateurs.